特定身份人员（主体是国家工作人员，两个概念在这里基本一致，在凤凰主要包括州直副处级以上、县市副科级以上干部以及金融机构、国有企业重要领导干部和管理人员等）因私出国登记备案管理制度，是指有关责任单位向公安出入境管理部门提供特定身份人员的基本信息，由公安出入境管理部门建立特定身份人员的计算机信息库，并在此基础上按规定受理、审批特定身份人员因私出国。这一制度是国家“公民按需申领护照”改革必须完善的核心制度之一。
湘西州直单位和吉首市将于8月实行“公民按需申领护照”，其他县将于11月实行。在这之前，特定身份人员因私出国登记备案管理制度必须建立到位。
会议要求，相关责任单位要明确责任人员，强化工作措施，加强协作配合，及时解决工作中存在的问题，完整、准确的上报特定身份人员的基本信息，尽快建立特定身份人员基本信息数据库和特定身份人员因私出国登记备案管理制度，为顺利推行“公民按需申领护照”做好充分准备。