住宿安排的若干问题
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◆客房的标准是否符合会议要求。
客房的硬件和服务水准是决定一个会议最终选址的最关键的因素之一。会议的决策者，以及会议的与会者，都希望在一个能够体现公司的形象和地位的饭店里开会，不一定是要最豪华的地方，但是需要有档次和吸引力。另外，一个普通的销售会议和一个奖励会议对客房的要求也不一样，一个销售会议只需要一个合适的饭店，而奖励会议则需要一个公众热望的饭店。对于国内的大多数公司会议而言，三星级至四星级的标准可能是最保险的选择，既保证了体面，也不至于过于奢侈。
◆在会议期间可供使用的房间总数有多少
没有公司愿意在会议期间被分开，因此满足需要的充足的客房是必须的。会议地点的客房总量很容易得知，但是关键是要掌握在会议期间可以提供的房间总数以及不同房型的数量。由于预定可能会被取消，很多会议地点在旺季都存在超额预定的问题，如果到时没有取消预定的情况，客房就会供应不足，这种情况是必须注意的，尤其在旺季举行会议，一定要有合同约定。
◆是否有不同的房型满足不同的与会者的需求。
客房的类型通常包括单人间、标准间和套间，通常是双人标准间的需求最多，但是如果有贵宾到会，或者是会议期间有小型讨论、洽谈，则可能需要套间。
◆客房的配置条件如何
国内所有的星级酒店，都有相应的配备标准和要求。以三星级酒店为例，应配备：
全套床上用品：各类型毛巾7条（浴巾2条、面巾2条、方巾2条、地巾1条）；
卫生用品：（香皂、浴液、洗发液、护发素、牙刷、牙膏、漱口杯、浴帽、卫生纸、卫生袋、拖鞋、污物桶、梳子、浴帘、防滑垫、洗衣袋、面巾纸等）；
文具用品：（文具夹、信封、明信片、信纸、便笺、传真纸、圆珠笔、铅笔、便笺夹等）；
服务提示用品：（服务指南、电话使用说明、住宿须知、送餐菜单、电视节目表、价目表、宾客意见表、防火指南、提示牌、挂牌、洗衣单、酒水单）；
饮品及饮具（茶叶、茶杯(热水杯)、暖水瓶、凉水瓶、凉水杯、小酒吧、酒杯等）；
其它：（衣架、烟灰缸、火柴、擦鞋用）；
这些用品五花八门，看起来无关紧要，但是如果没有这些东西，却可能对会议产生影响。需要注意的是，按照国家旅游局的评定标准，以上所有用品都是必须的（四星、五星的酒店要求更高），而且有具体的数量要求，比如信封就应该有两个以上的国内信封和两个以上的国际航空信封），但是大多数的酒店都不能完全按照规定的数量来配置，这也可以反映出一个酒店的管理和服务水准。另外即使有配备，配备的用品的质量也有很大的差别，这方面很容易就显示出酒店的档次定位，会议组织者应该注意这些细节。
◆客房的服务水平如何
低水准的客房服务将使一个设计和经营都很出色的会议地点顿时黯然失色，而要判断房间管理的水平，就必须亲身体验，可以通过观察公共区域的房间管理来确定其服务水平，比如烟灰缸是否及时清理？周围有没有垃圾？工作人员是否能够在训练有素地进行清洁和整理工作，同时不打扰与会者、他们会不会在一场会议刚刚结束，与会者退场并涌入走廊的时候，清理走廊？
◆什么时间可以入住
很多时候，与会者并不是来自于同一个地方，同时入住酒店，尤其是一些全国性的会议，与会者来自于四面八方，到达的时间不一样，有的甚至在早上就到达了，需要提早入住，但是多数酒店的客房只能到中午12点上一拨客人退房后，才能够入住，尤其是在房间紧张，没有空余房间的情况下，这个矛盾就尤为突出。会议的组织者应该与会议地点协商，要求能够安排提前入住。如果不能够提前入住，组织者必须清楚地了解这一情况，提前通知与会者。此外，应该安排一些应急措施，比如，可以安排少量的房间，让提前到达的与会者稍事修整，并通知门房将他们的行李安顿好。也可以在公共休息区为他们免费提供一些饮料或者其它服务，这样至少可以表现出组织者工作安排的周密妥贴及酒店在房间尚未准备好的情况下对他们的关心。
◆最迟何时退房
退房时间是会议组织者必须考虑的一个部分。通常即使在最后一日，会议也会有很多议程，会议结束的时间，可能定在中午12点，甚至在下午，而与会者离开的时间，因为航班或火车时刻的关系，可能在下午或者晚上，这样就产生了时间冲突问题。当然，最好的解决办法，是与会议地点协商延迟退房，这种协商应该在签订合同前完成，如果在会议开始后再谈，会议地点可能因为已经预定了下一批新的与会者，就难以做出安排了。在遇到这样的困难有几种不同的解决办法可以选择，例如：一部分房间可以推迟退房……这对很多需要乘飞机离开的与会者来说十分重要；会议地点可以提供行李寄存服务，妥善地保管好退房后的与会者的行李，让他们可以安排购物、观光或其它的特殊事项。 |
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